Aish World Center Administration & Project Manager

מנהל אדמיניסטרציה ופרויקטים – מרכז עולמי אש

The Aish World Center in Jerusalem is seeking a highly organized and proactive Administration & Project Manager to oversee client relations, operations coordination, systems management, and project execution. The ideal candidate will demonstrate strong leadership, organizational, and problem-solving skills, ensuring the smooth and efficient administration of projects and events.

Position Details:

• Reports to: Senior Director of Operations
• Work Hours: Full-time+, 50 hours per week, with flexibility for peak event periods

Key Responsibilities

• Lead and manage the Aish World Center (AWC) Bookings Team, overseeing internal and external client inquiries and communications.
• Oversee the coordination and scheduling of locations, logistics, food services, and equipment for various programs and events.
• Develop and maintain client and stakeholder relationships to enhance engagement and satisfaction.
• Manage and enhance administrative, communication, and operational systems to improve workflow efficiency, resource planning, and automation.
• Establish and maintain standard operating procedures (SOPs), protocols and KPI tracking systems to ensure consistency and efficiency.
• Administer pricing structures, guest services, menus, and program offerings to ensure consistency, clarity, and alignment with organizational goals.
• Plan, coordinate, and oversee major events at the AWC, including conferences, educational programs, and VIP donor events such as Yamim Noraim, Succos, and Pesach.
• Supervise the administration of access to Jaffa Gate / Old City & Kotel, and parking.
• Evaluate customer feedback and implement service enhancements to improve the overall visitor experience.
• Collect and analyze data on bookings & visitor attendance to identify trends, optimize resource allocation, and improve operational efficiency.
• Monitor budgets, track costs, and ensure financial efficiency across operational event-related expenditures.

Qualifications

• 8+ years of experience in administration, project management, or operations.
• Strong leadership, communication, and multitasking skills.
• Exceptional attention to detail and organizational skills.
• High Proficiency in database management, Google Suite, and project management tools.
• Experience in event planning and logistics coordination.
• Proven ability to manage budgets and financial oversight.
• Ability to build and maintain relationships with clients, stakeholders, and partners.
• Strong ability to build and maintain relationships with clients, stakeholders, and partners.
• Effective problem-solving skills and adaptability to handle unexpected challenges and ensure smooth execution of projects and events.
• Fluency in English and Hebrew.

To apply

מנהל אדמיניסטרציה ופרויקטים – מרכז עולמי אש

אודות התפקיד:

מרכז אש העולמי בירושלים מחפש מנהל אדמיניסטרציה ופרויקטים מאורגן ובעל יוזמה, לניהול קשרי לקוחות, תיאום תפעולי, ניהול מערכות וביצוע פרויקטים. המועמד האידיאלי יפגין כישורי מנהיגות, ארגון ופתרון בעיות, ויבטיח ניהול חלק ויעיל של פרויקטים ואירועים.

פרטי המשרה:

כפיפות: מנהל התפעול

היקף משרה: משרה מלאה+ (50 שעות שבועיות), עם גמישות בתקופות שיא של אירועים

תחומי אחריות עיקריים:

• ניהול והובלת צוות ההזמנות של מרכז אש העולמי (AWC), כולל מענה לפניות ותקשורת עם לקוחות פנימיים וחיצוניים.
• פיקוח על תיאום ולוחות זמנים של מיקומים, לוגיסטיקה, שירותי הסעדה וציוד לתוכניות ואירועים שונים.
• פיתוח ושימור קשרים עם לקוחות ובעלי עניין לשיפור המעורבות ושביעות הרצון.
• ניהול ושיפור מערכות אדמיניסטרטיביות, תקשורתיות ותפעוליות לייעול תהליכי עבודה, תכנון משאבים ואוטומציה.
• הגדרת ותחזוקת נהלי עבודה (SOPs), פרוטוקולים ומערכות מעקב KPI להבטחת עקביות ויעילות.
• ניהול מבנה התמחור, שירותי האורחים, התפריטים וההצעות התוכניות לשמירה על בהירות והתאמה ליעדי הארגון.
• תכנון, תיאום ופיקוח על אירועים מרכזיים במרכז העולמי, כולל כנסים, תוכניות חינוכיות, ואירועים יוקרתיים לתורמים כגון בימים נוראים, סוכות ופסח.
• פיקוח על ניהול הגישה לשער יפו / העיר העתיקה והכותל, כולל חניה.
• הערכת משוב הלקוחות ויישום שיפורים לשיפור חוויית המבקרים.
• איסוף וניתוח נתונים על הזמנות ונוכחות מבקרים לזיהוי מגמות, אופטימיזציה של משאבים ושיפור היעילות התפעולית.
• מעקב תקציבי, פיקוח על עלויות והבטחת יעילות כלכלית בהוצאות התפעוליות הקשורות לאירועים.

דרישות התפקיד:

• לפחות 8 שנות ניסיון בניהול אדמיניסטרטיבי, ניהול פרויקטים או תפעול.
• כישורי מנהיגות, תקשורת וריבוי משימות מצוינים.
• תשומת לב יוצאת דופן לפרטים ויכולות ארגוניות חזקות.
• שליטה גבוהה בניהול מסדי נתונים, Google Suite וכלי ניהול פרויקטים.
• ניסיון בתכנון אירועים ותיאום לוגיסטי.
• יכולת מוכחת בניהול תקציבים ופיקוח פיננסי.
• כישורים גבוהים בבניית ושימור קשרים עם לקוחות, בעלי עניין ושותפים.
• יכולת פתרון בעיות והתמודדות עם אתגרים בלתי צפויים להבטחת ביצוע חלק של פרויקטים ואירועים.
• שליטה מלאה באנגלית ובעברית.

להגיש מועמדות